La planification organisationnelle

Pour créer une structure de projet et l’ensemble des processus, un système de relations

Qu’est-ce que ça implique? 

  • Déterminer qui fait quoi, c’est-à-dire constituer l’équipe de projet. 
  • Définir l’organigramme du projet : qui rend des comptes et à qui?
  • Mettre en place les divers processus comme ceux de la collaboration, de la prise de décision, de la validation des contenus, et du contrôle de la qualité et de l’efficacité. 
  • Déterminer les grandes étapes du projet (les jalons), les prioriser, les séquencer, ordonner les tâches, etc.

Dessiner l’écosystème du projet (les parties prenantes)

Concevoir l’écosystème du projet est un exercice qui te permet de mieux comprendre l’environnement dans lequel le projet se déroule. Il s’agit de tisser des liens entre les parties prenantes et de regrouper l’information des différents acteurs du projet, leurs rôles respectifs et leur capacité à participer à la réalisation du projet. L’exercice met en lumière, visuellement, l’ensemble des interrelations entre les parties prenantes.

Les « parties prenantes » désignent toutes les personnes qui prendront part directement ou indirectement au projet. Toutes seront touchées d’une façon ou d’une autre par sa réalisation et/ou sa finalité.

Comment s’y prendre?

1re étape : Inventorier et nommer les parties prenantes

Des questions à te poser :

- Qu’est-ce que l’on doit mobiliser dans le projet lors de l’énonciation du problème?

- Lors de la recherche de solutions envisageables et acceptables à priori?

- Lors de la mise en œuvre des solutions choisies et acceptées par les parties prenantes et/ou une collectivité?

- Quels sont leurs domaines d’expertises respectifs?

- Sont-ils complémentaires ou redondants?

- À quels moments du projet devront-ils intervenir?

- Comment penses-tu rassembler d’autres personnes autour du projet?

- Par quels moyens vas-tu les motiver à participer?

- Quels seront leurs rôles et leurs responsabilités, qu’ils ou elles soient parties prenantes, consultant(e)s ou membres de la communauté?

- Quels sont les forces, les ressources et les moyens présents dans la collectivité?

- À qui est destinée la finalité du projet?

- Qui devrait être impliqué(e) dans les étapes décisionnelles du projet? Qui devrait être concerté(e) dans le développement du contenu du projet?

Il est possible que différents niveaux apparaissent. En voici un exemple :

2e étape : Organiser les parties prenantes

Dessiner un organigramme avec le ou les partenaires permet de créer une vision commune et consensuelle de l’engagement de chacun(e) dans le projet et de faciliter la communication avec l’ensemble des participant(e)s.

L’organigramme exprime les rôles et les responsabilités de chacune des parties ainsi que les relations entre elles.

Voici l’exemple du modèle novateur de gouvernance collaborative de la Chaire UNESCO en transmission culturelle chez les Premiers Peuples comme dynamique de mieux-être et d’empowerment, exprimant le positionnement des différentes parties prenantes d’un projet.

Cette vidéo offre également du contexte. 

La forme ovale du modèle symbolise la fécondité de l'œuf, de la matrice. La couleur rouge représente la présence autochtone : toutes les nations autochtones du monde à la base des actions de la chaire et le comité des Sages au cœur de la modélisation. Cette présence autochtone est également le liant entre les parties prenantes, leur raison d’être ensemble. Ce modèle de la Chaire UNESCO met en valeur le potentiel d’harmonisation entre des chercheurs communautaires et des chercheurs universitaires exigeant une dynamique de co-apprentissage interculturel.

Kaine, Élisabeth et Denise Lavoie. « La gouvernance en recherche autochtone : « Pour y arriver, tu dois d’abord désapprendre ce que tu sais et ensuite m’écouter ». Revue d’études autochtones, volume 52, numéro 3, 2022–2023, p. 105–113. https://doi.org/10.7202/1110703ar

Des questions à te poser :

  1. Est-ce que des parties prenantes peuvent être regroupées? Si oui, pourquoi (par exemple parce qu’elles ont un rôle similaire)?  
  2. Quel est le rôle de ce groupe (par exemple bailleur de fonds, public cible ou utilisateur, concepteur, équipe de projet, décideur, valideur, conseiller, etc.)?
  3. Quelle est l’implication souhaitée pour ce groupe (par exemple être consulté, concerté ou décideur, demeurer silencieux, être observateur, etc.)? Quelle est la fréquence et quel est le moment de sa participation (par exemple une seule fois au début, mensuellement, tout au long du projet, etc.)?
  4. Quelles sont les relations entre les différents groupes?