La planification opérationnelle

Échéancier et calendrier

Afin d’optimiser l’efficacité de la planification détaillée, voici quelques points de vigilance qu’il faut considérer lors de la préparation de l’échéancier et du calendrier du projet : 

• L’échéancier et le calendrier sont des outils de communication et de mobilisation pour l’ensemble des parties prenantes du projet. Ainsi, prévoir un outil partagé facilite les choses.
  
  
• Une planification basée sur la souplesse
  Bien qu’il soit nécessaire d’avoir une planification précise et détaillée, il est tout aussi important qu’elle soit souple et qu’elle s’adapte aux différentes réalités rencontrées en cours de réalisation.
  
  Il est possible que certaines activités planifiées soient annulées ou reportées, alors que d’autres s’ajouteront. Il est donc prudent de réserver certains espaces dans le calendrier afin d’être en mesure de profiter d’éventuelles occasions qui se présenteront de façon inattendue.
  
  Une révision hebdomadaire, et parfois même quotidienne en période de grande production, peut être nécessaire.
  
  
• Une planification conçue en étroite collaboration avec les partenaires et les parties prenantes permet de prendre en compte les différentes réalités de chacun(e) et d’ainsi augmenter le réalisme et la faisabilité de celle-ci.
  
  
• Dans un projet impliquant plusieurs partenaires et parties prenantes, la planification des méthodologies de travail et les contextes de leur application facilitent grandement l’atteinte des objectifs et la réussite du projet.
  

  Voici quelques questions à te poser pour rendre plus aisée cette planification :  

  • Quel type d’activités permettra d’atteindre nos objectifs? Exemples : atelier de cocréation, d’échange ou de discussion, consultation communautaire, entrevue de groupe ou individuelle, conversation avec un(e) aîné(e), etc.
  • Quel est l’endroit le plus approprié pour tenir une activité? Exemple : un endroit calme, représentatif de la culture, à l’extérieur ou à l’intérieur, inspirant, formel, etc.
  • Est-ce que les participant(e)s se connaissent? Doit-on prévoir un moment d’échange pour faire connaissance avant la réalisation de l’activité? Si oui, sous quelle forme? Exemples : partager un repas, faire une activité brise-glace, prévoir des moments de rencontres informelles, etc.
  • Combien de temps l’activité durera-t-elle? Devrait-on prévoir une nuit sur place? 
  • Doit-on prévoir un transport pour l’ensemble des participant(e)s? 
  • Est-ce que l’application des méthodologies et leur contexte nécessitent des spécificités budgétaires?
     
    
• Il faut  prévoir adéquatement les périodes de concertation et de validation. Au même titre qu’une étape du projet, ces périodes essentielles à l’avancement du projet peuvent être prévues et confirmées avec les personnes impliquées au moment de la planification.